L’art. 7, comma 2, all. II.14, del Codice dei contratti prescrive che “Le riserve sono iscritte a pena di decadenza sul primo atto dell’appalto idoneo a riceverle, successivo all’insorgenza o alla cessazione del fatto che ha determinato il pregiudizio dell’esecutore. In ogni caso, sempre a pena di decadenza, le riserve sono iscritte anche nel registro di contabilità all’atto della firma immediatamente successiva al verificarsi o al cessare del fatto pregiudizievole, nonché all’atto della sottoscrizione del certificato di collaudo mediante precisa esplicitazione delle contestazioni circa le relative operazioni.”.
Sul presupposto che esistono, quindi, altri atti che precedono temporalmente il registro di contabilità sui quali l’impresa è chiamata a iscrivere le riserve al fine di informare tempestivamente la Stazione appaltante su eventuali situazioni critiche per attivarsi ed eliminare o ridurre i problemi ben prima della predisposizione degli atti contabili, il MIT è stato chiamato a dare soluzione a due quesiti in materia.
In particolar modo una Stazione appaltante ha chiesto di chiarire:
- se tra gli atti precedenti al registro di contabilità “siano compresi i verbali predisposti durante l’esecuzione dei lavori, la nota con cui l’impresa trasmette il cronoprogramma, o la nota ad hoc con cui la ditta esplicita le riserve”;
- se “in assenza dell’iscrizione delle riserve su uno degli atti idonei precedenti il registro di contabilità, le riserve iscritte sul registro debbano considerarsi intempestive (qualora, ovviamente, la percezione del danno sia precedente il registro di contabilità).”.
Il parere del MIT evidenzia preliminarmente come l’art. 7 co 2, dell’allegato II.14 del Codice non elenchi gli atti idonei per l’iscrizione delle riserve da parte dell’appaltatore e precisa come “sebbene il registro di contabilità ne sia la sede “naturale”, da quanto indicato al suddetto co 2 si ricava che ogni atto che documenta un’interazione tra le parti sulla fase esecutiva è potenzialmente idoneo a ricevere la manifestazione del dissenso (riserva) purché sia idoneo a documentare il fatto pregiudizievole o la disposizione della DL/SA, sia formale, cioè rientra nel flusso procedimentale dell’appalto, e sia idoneo a rendere edotta tempestivamente la stazione appaltante della contestazione.”.
Dando quindi risposta al quesito n.1 si afferma come “la locuzione “primo atto dell’appalto idoneo a riceverle” (art. 7 co. 2) può comprendere diversi documenti che precedono temporalmente la firma del registro di contabilità, tra cui i verbali di cantiere (verbali di consegna dei lavori totale o parziale, i verbali di sospensione e di ripresa dei lavori, e i verbali di nuovi prezzi); gli ordini di servizio, se l’impresa intende contestare disposizioni impartite dal Direttore dei Lavori che generano un onere immediato. Riguardo alle note formali e cronoprogramma, una “nota ad hoc” non sostituisce l’obbligo di iscrizione nei documenti contabili ufficiali, ma serve a rispettare il requisito di tempestiva informazione previsto dal comma 1 dello stesso articolo 7 dell’All II.14 sopra richiamato.“.
Relativamente al punto 2), poi, la risposta del MIT specifica come “se la percezione del danno o del fatto pregiudizievole avviene in un momento antecedente alla predisposizione del registro di contabilità, l’impresa decade dal diritto di far valere la riserva se non l’ha iscritta sul “primo atto idoneo” che ha avuto occasione di firmare o ricevere; infatti si ricorda che le riserve devono essere iscritte a pena di decadenza sul primo atto dell’appalto idoneo a riceverle, successivo all’insorgenza del fatto che ha determinato il pregiudizio dell’esecutore (art. 7 co2).”
Ne consegue quindi che “L’iscrizione effettuata solo sul registro di contabilità, se avvenuta dopo che l’impresa ha già sottoscritto altri verbali o atti idonei relativi allo stesso scopo senza eccepire nulla, è considerata intempestiva e la pretesa è soggetta a decadenza.”.